Besser organisiert mit Trello!

Besser organisiert mit Trello!

 

Es gibt viele Möglichkeiten, sich selbst und seine Arbeit zu strukturieren. Wenn es um Terminplanung und To-Do Listen geht, greifen Menschen auf die verschiedensten Hilfsmittel zurück. Neben den guten alten Terminplanern, Hausaufgabenheften und Klebezetteln am PC-Bildschirm, gibt es immer mehr digitale Alternativen, die uns das Leben erleichtern. Neben der Erinnerungsfunktion auf dem Smartphone und den Kalendern bei Outlook und Co, gibt es konkrete web-basierte Projektmanagementsoftware, die für genau diesen Zweck geschaffen wurde: Ein Projekt zu managen!

 

Was ist Trello?

Trello ist ein solches web-basiertes Management-Tool, dass es seinen Nutzern ermöglicht, anstehende Aufgaben strukturiert festzuhalten und effizient abzuarbeiten. Was der gute alte Terminplaner nicht kann, ist die Bearbeitung im Team zu ermöglichen. So könnt ihr bei Trello an eingepflegten Aufgaben und Projekten gemeinsam arbeiten und den jeweiligen Fortschritt in Echtzeit verfolgen.

 

Erste Schritte

Trello ist für euch in seiner Grundform kostenlos. Dabei stehen euch alle wichtigen Grundfunktionen zur Verfügung. Wer jedoch Wert auf Extrafunktionen wie individuelle Hintergründe oder Sticker legt, kann sich für einen kostenpflichtigen Gold-Account freischalten lassen.

Zu Beginn eurer Trello-Erfahrung steht die Registrierung für einen Account. Seid ihr angemeldet, gelangt ihr auf eure Startseite, auf der später all eure Aufgaben in sogenannten Boards gesammelt werden. Ihr könnt hier für die verschiedensten Projekte, Themen und Kunden neue Boards anlegen und euch oder euere Kollegen als Bearbeiter hinzufügen. Gibt es festgelegte Teams, so können diese ganz einfach in Trello hinterlegt werden und auch für zukünftige Projekte per Klick einem Board zugewiesen werden.

Zu Beginn eines neuen Boards könnt ihr dieses benennen und aus einer Vielzahl kostenloser Hintergrundbilder wählen. Anschließend könnt ihr euer Board in einzelne Listen unterteilen. Diese Listen stellen einzelne Kategorien, quasi Schubladen dar, in die ihr eure einzelnen Aufgaben in Form von Karten ablegen könnt. Für uns hat sich die Aufteilung in die Listen: To Do, Im Gange und Fertig bewährt! Abhängig vom jeweiligen Bearbeitungsstand der Aufgabenkarte, könnt ihr diese der passenden Liste zuweisen oder sie zwischen verschiedenen Listen hin und her bewegen, sofern eine Aufgabe beispielsweise nicht mehr im Gange, sondern bereits erledigt ist.

 

Vielfältige Funktionen

Trello bietet euch nicht nur die Möglichkeit, eure Projekte aufzuschreiben und zu organisieren, sondern auch zahlreiche Funktionen, die euch die Bearbeitung eurer Aufgaben erleichtern. Die wahrscheinlich wertvollste Funktion ist, dass ihr nicht nur eurem Board, sondern auch einzelnen Aufgaben verantwortliche Mitglieder hinzufügen könnt. Das heißt, dass zwar das ganze Team das Projekt verfolgen kann, aber auch ein einzelner Kollege für eine Teilaufgabe verantwortlich gemacht werden kann. Die anderen Mitglieder können so auch bei Abwesenheit des verantwortlichen Kollegen dessen Fortschritt verfolgen und gegebenenfalls eingreifen.

Für eine bessere Übersichtlichkeit der einzelnen Aufgaben können diese mit farbigen Labels versehen werden, Fristen gesetzt und sogar Dateianhänge hinzugefügt werden. Neben der Kommentarfunktion ist auch die Checklistenfunktion eine äußerst nützliche Ergänzung. Diese ermöglicht euch, eure Aufgabenkarte in einzelne Teilaufgaben zu unterteilen. Diese könnt ihr dann nach Bearbeitung abhaken und euren prozentualen Fortschritt verfolgen. Besonders bei komplexen Projekten bieten sich Checklisten an, um nicht den Überblick zu verlieren.

 

Ob ihr Trello letztlich nur für große gemeinsame Projekte nutzt oder auch für die tägliche Büroarbeit, ist euch überlasen. Wir sind jedenfalls froh, Trello als Organisationshilfe für uns entdeckt zu haben.

 

 

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Steven

Ich bin der neuste Zugang bei den Klickkomplizen und stehe dem Team als Trainee in den Bereichen Social Media Marketing und Content Management zur Seite. Ich bin gespannt, welchen spannenden Themen wir bald gemeinsam auf den Grund gehen werden.

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