Checkliste für den Umzug mit eurem Büro
Die Klickkomplizen sind in ein neues Büro umgezogen – unsere treuen Follower haben dies via soziale Medien sicherlich schon mitbekommen. Wenn der letzte Handwerker durch die Tür geht, werden wir euch auch mit ein paar Bildern und Impressionen unseres wirklich tollen, neuen Büros versorgen. Hinterher ist man immer (noch) schlauer, daher wollen wir bis dahin ein paar Tipps mit euch teilen. Was solltet ihr also bei dem Umzug eures Büros auf keinen Fall vergessen?
Verträge kündigen/ ändern
An welche, oftmals vertraglich gebundenen Dienstleistenden müsst ihr denken, wenn ihr umzieht? Bei manchen reicht kurz die Info zur Adressänderung, andere könnt ihr nicht einfach so mit „umziehen“. Hier kommt die Liste:
- Stromvertrag
- Internet- & Telefonvertrag (evtl. Nummernänderung?)
- Müllabfuhr (beim Entsorgungsunternehmen ab- und anmelden)
- Reinigungsunternehmen
- Abos von Zeitungen / Zeitschriften und zudem dennoch nicht vergessen, einen Nachsendeauftrag bei der Post einzurichten, denn eure Briefe sollen euch ja nicht verloren gehen
Adressänderung On- und Offline
Vor allem solltet ihr frühzeitig in den Signaturen eurer Mails eure Kunden schon auf den bald stattfindenden Umzug vorbereiten und am Umzugstag selbst/ am Tag danach dann die Signatur ändern. Weist eure Kunden zudem darauf hin, dass eure Erreichbarkeit am Umzugstag eingeschränkt sein wird! Außerdem dürft ihr nicht vergessen, eure Adresse auf folgenden Kanälen auszutauschen:
- Website (inkl. Impressum), AGBs eures Unternehmens
- Social Channels, wenn Adresse hinterlegt: Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest
- XING & LinkedIN
- Google mybusiness Adresseintrag (für Google Maps), BING Places & achtet auf die Pin-Nadel auf der Karte, dass auch alles korrekt „verrutscht“
- Portale, auf denen ihr gelistet seid (Jobportale, Telefonbuch, Brancheneinträge …)
- Kontaktdaten (bzw. Rechnungsadresse) eurer Online-Tools/ Cloud-Anwendungen wie z.B. Hootsuite, damit automatisch generierte Rechnungen ordentlich gestellt werden
- Offline: Visitenkarten, Briefpapier, Rechnungsvorlagen
- Steuerbüro & Bank informieren
- IHK, Berufsverbände, Gewerkschaften, Versicherungen wie Haftpflicht, Inventar, Technik (hier hilft euch sicherlich euer*e Versicherungsmakler*in des Vertrauens 😉)
- Eintrag im Handelsregister updaten, dies muss notariell beglaubigt sein, hier ein kurzer Hinweis:
Abgesehen von der Bezahlung eures*r Notars*in kommen keine Kosten auf euch zu, wenn ihr die Adresse im Handelsregister ändern lasst. Wir haben im Nachgang an diesen Vorgang insgesamt 5(!!!) gefakte Zahlungsaufforderungen von diversen Schein-Registern bekommen (z.B. Gewerberegisterzentrale – GCR GmbH, Handels- und Gewerberegister – RZR GmbH, etc.), die wir an die Verbraucherzentrale melden werden. Lasst euch nicht täuschen, recherchiert die Absender genau und zahlt auf keinen Fall!
Früher Vogel … auch bei der Planung
Denkt daran, frühzeitig ein Umzugsunternehmen zu beauftragen, die Sperrung der Parkplätze vor eurem Haus zu organisieren sowie Kontakt zu eurem IT-Dienstleistenden (Serverumzug etc.) aufzunehmen, damit ihr möglichst schnell die technische Einrichtung im neuen Büro erledigen könnt und möglichst geringen Ausfall habt. Und: schwört euer Team schon lange vor dem Umzug auf das Ausmisten, bzw. wie Marie Kondo sagt „Decluttering“ ein. Dann habt ihr einen übersichtlicheren Umzug und das Kistenpacken artet nicht ins Unermessliche aus. Jetzt ist auch der Zeitpunkt, sich nochmal Gedanken über den Umstieg auf ein papierloses Büro zu machen. 😊
Dies waren die Tipps, die wir im Laufe unseres Umzuges beherzigt haben. Natürlich ist dies sehr stark von eurem Unternehmen und dessen Größe abhängig. Vielleicht helfen euch diese Hinweise dennoch etwas weiter. Viel Erfolg bei einem möglichst stressfreien Umzug, wenn er denn bei euch anstehen sollte!
Vivien
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