Egal ob 100 Mitarbeiter oder 10.000 Mitarbeiter – irgendwann fragt sich jedes Unternehmen: „Wie kann ich meine interne Kommunikation erfolgreich gestalten?“. Es geht um die Frage, wie innerhalb des Unternehmens welche Informationen an welche Zielgruppe und auf welchen Kanälen verbreitet werden. Hilfreich kann hier das bewährte Drei-Stufen-Konzept der internen Kommunikation sein.
Nicht immer gibt es im Unternehmen eine gesonderte Abteilung für die interne Kommunikation; nur auf ca. 40 Prozent aller Unternehmen trifft dies zu. In etwa 60 Prozent der Unternehmen gibt es somit keine eigenständige Abteilung, sondern die Mitarbeiterkommunikation ist hier in andere Organisationsbereiche eingegliedert. Vor allem Kommunikationsverantwortliche, die noch nicht tief im Thema interne Kommunikation verankert sind, können sich für die Konzepterstellung gut am Drei-Stufen-Konzept orientieren. Diese einfache Methode stammt von Ulrike Führmann und Klaus Schmidbauer, die sie für die strategische Konzeption interner Kommunikationskonzepte im Jahr 2008 entwickelt haben.
1. Schritt: Analyse der bisherigen Kommunikation
Der erste Schritt bei der Gestaltung der internen Kommunikation ist die Analyse der IST-Situation. Dazu gehört die Formulierung der Aufgabenstellung, eine Sammlung der bisherigen Kommunikation an die Mitarbeiter bzw. innerhalb des Unternehmens (Faktenspiegel) sowie eine Statusanalyse.
Was wollen wir mit unserer internen Kommunikation erreichen?
Was kommunizieren wir aktuell intern?
Gibt es bereits ein Konzept, dem wir folgen?
Was läuft gut? Was sind die Schwächen?
Wo wünschen wir uns Verbesserung?
2. Schritt: Ausformulierung der Strategie
Nun werden die Kommunikationsziele geklärt und die Zielgruppe (in der internen Kommunikation spricht man auch von Anspruchs- oder Bezugsgruppen), der Stil der Kommunikation bzw. die interne Positionierung und die Botschaften werden festgelegt.
Welche Botschaften sollen an wen und auf welche Art kommuniziert werden?
Unterteilt sich unsere Zielgruppe in einzelne Gruppen mit besonderen Bedürfnissen?
Wie können wir unsere Unternehmenswerte auf die interne Kommunikation übertragen? Welchem Stil wollen wir dabei folgen?
3. Schritt: Operative Umsetzung
Im dritten und letzten Schritt werden die strategischen Vorüberlegungen konkret umgesetzt. Das heißt, dass Themen sowie passende Instrumente und Kanäle festgelegt werden. Auf dieser Basis wird abschließend ein Zeit- und Budgetplan erstellt. Um den Erfolg der internen Kommunikation zu messen, sollten auch geeignete Evaluationsmöglichkeiten festgeschrieben werden.
Was sind konkrete Themen, die für unsere Mitarbeiter relevant sind und mit denen wir unsere Botschaften transportieren können?
Welche Instrumente wollen wir dafür nutzen: Social Media-Kanäle, Mitarbeiterzeitschrift, Rundmails, Wikis, Events, Imagefilme u.v.m.?
Welches Budget haben wir dafür zur Verfügung? Welche weiteren Ressourcen können wir nutzen?
Was geschieht wann? Wie sieht unser Zeitplan aus? Gibt es Abhängigkeiten?
Wie können wir den Erfolg unserer Maßnahmen messen: Befragung, Handlungen etc.?
Für weitere Informationen zu diesem Thema empfehlen wir:
Trendmonitor Interne Kommunikation 2016, School for Communication and Management [SCM] MPM Corporate Communication Solution
Wie kommt System in die interne Kommunikation? Ein Wegweiser für die Praxis, 2011, Ulrike Führmann und Klaus Schmidbauer
Klickkomplizen
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